Essenszuschuss 2026: Steuerfrei genießen – digital, einfach und lohnnebenkostenfrei

Der Essenszuschuss zählt zu den effektivsten Gehaltsextras in Österreich und bietet Unternehmen eine attraktive Lösung zur Mitarbeiterverpflegung, die dabei erstaunlich unkompliziert ist. Gerade in Zeiten von Fachkräftemangel und Inflation kann dieses smarte Extra einen großen Unterschied machen. Manchmal liegt der Schlüssel zu mehr Mitarbeiterzufriedenheit nämlich in einem unscheinbaren Detail. Der Essenszuschuss ist so eines: im Rahmen der Freigrenzen steuerfrei, unkompliziert und für Unternehmen völlig lohnnebenkostenfrei. Er macht Wertschätzung im Alltag sichtbar, ohne das Budget zu sprengen. 

Trotzdem nutzen viele Unternehmen das Potenzial noch nicht aus – oft aus Unsicherheit über die Umsetzung oder den Aufwand. Die gute Nachricht: Mit der richtigen Lösung ist der Essenszuschuss einfacher als gedacht. 

Der Essenszuschuss ist gesetzlich geregelt und erlaubt es, Mitarbeitenden pro Arbeitstag ein steuerfreies Guthaben für die Mitarbeiterverpflegung zur Verfügung zu stellen – zusätzlich zum Gehalt:  

• bis zu 8 € pro Arbeitstag für Mahlzeiten in Gaststätten oder von Lieferdiensten 

• bis zu 2 € pro Arbeitstag für Einkäufe im Lebensmittelhandel 

Als Arbeitgeber können Sie den Zuschuss flexibel gestalten, die volle Höhe nutzen oder auch eine geringere Summe festlegen. In jedem Fall sind die Beträge lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei – und Sie sparen sich die üblichen Lohnnebenkosten.  

Bei einem Beispielswert von 18 Arbeitstagen pro Monat ergeben sich bis zu 144 € steuerfreier Essenszuschuss – das macht einen echten Unterschied im Alltag Ihrer Mitarbeitenden. 

Ein weiterer Vorteil des Essenszuschusses: Das tägliche Guthaben muss nicht sofort eingelöst werden. Mitarbeitende können die Beträge ansammeln und zu einem späteren Zeitpunkt gebündelt nutzen – etwa für ein ausgiebiges Abendessen oder den Wocheneinkauf. Als Arbeitgeber können Sie den Zeitraum für die Nutzung individuell festlegen, etwa bis zum Monatsende, Quartalsende oder Ende des Geschäftsjahres. So bleibt der Benefit nicht nur steuerfrei, sondern auch maximal flexibel. 

Damit der Essenszuschuss steuerfrei bleibt, sind folgende Punkte zu beachten: 

• keine Barauszahlung – der Zuschuss muss zweckgebunden verwendet werden 

• nur bestimmte Produkte sind zulässig: Mahlzeiten und Lebensmittel ja, aber Alkohol, Zigaretten, Pfand oder Trinkgeld nein 

• tatsächlicher Arbeitstag – dem gewährten Zuschuss muss ein tatsächlicher Arbeitstag gegenüberstehen 

Probonio sorgt hier für Sicherheit: Alle Belege werden auf Konformität mit dem österreichischen Steuerrecht und den geltenden Lohnsteuerrichtlinien geprüft. 

Der Essenszuschuss kann grundsätzlich für das gesamte Team oder, wenn gewünscht, auch für bestimmte Mitarbeitergruppen eingeführt werden, sofern diese Gruppen anhand sachgerechter Kriterien eindeutig definiert sind. 

Lange Zeit waren manuelle Rückerstattungen oder Lebensmittelgutscheine in Papierform gängige Lösungen – heute setzen moderne Unternehmen auf automatisierte Systeme wie Probonio, die direkt ins firmeneigene HR-System integriert sind. 

1. Zeiterfassung hochladen 
   Sie übermitteln am Monatsende, an welchen Tagen die Mitarbeitenden gearbeitet haben. 

2. Belege einreichen lassen 
   Ihr Team fotografiert Essens- oder Lebensmittelbelege per App und reicht sie ein. 

3. Automatisierte Prüfung 
   Probonio prüft die Belege auf Steuerkonformität, dokumentiert lückenlos und archiviert die Belege im Rahmen der Aufbewahrungsfrist. 

4. Auszahlung mit dem Gehalt 
   Nach automatischer Übermittlung der Daten an Ihr Lohnsystem werden die Beträge mit dem Gehalt rückerstattet. 

Der gesamte Prozess dauert nur wenige Minuten – und spart HR langfristig Zeit, Kosten und Nerven. 

Ja, und das mehr denn je. Gerade in Zeiten von Fachkräftemangel, Inflation und hybriden Arbeitsmodellen braucht es Benefits, die im Alltag wirken. Der digitale Essenszuschuss ist genau das: spürbar, flexibel und steuerfrei. 

Ob Lieferservice im Homeoffice, Mittagessen im Restaurant oder Einkauf im Supermarkt – der Essenszuschuss lässt sich vielseitig als Benefit einsetzen und sorgt für tägliche Wertschätzung. Mitarbeitende erleben den Vorteil jeden Tag – und bleiben dem Unternehmen stärker verbunden. 

Unser Tipp: Planen Sie mit Ihrem Team feste Tage für ein gemeinsames Mittagessen, und stärken Sie damit den Teamzusammenhalt auch ohne Kantine. So starten Sie mit dem Essenszuschuss richtig durch! 

Sie möchten den Essenszuschuss in Ihrem Unternehmen einführen – einfach, digital und steuerkonform? Dann sprechen Sie mit uns. Wir zeigen Ihnen, wie Sie das Gehaltsextra mit minimalem Aufwand und maximaler Wirkung umsetzen. 
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